39

จัดการการประชุมของคุณ

Posted by

จัดการการประชุมของคุณ

การจัดการการประชุม

“เพื่อให้การประชุมสำเร็จลุล่วงไปได้ควรประกอบด้วยบุคคลไม่เกินสามคนโดยที่สองคนไม่อยู่”
~ ไม่ทราบผู้เขียน

หนึ่งในข้อร้องเรียนที่ฉันได้ยินบ่อยที่สุดคือเกี่ยวกับจำนวนการประชุมที่คนเข้าร่วมในช่วงสัปดาห์ใดก็ตาม มันไม่เพียง แต่ปริมาณ แต่ระยะเวลาและไม่มีประสิทธิภาพที่ดูเหมือนจะทำให้เกิดปัญหา การดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิภาพเป็นส่วนหนึ่งของการฝึกการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพและสิ่งที่เราครอบคลุมในระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการของฉันดังนั้นฉันคิดว่าแนวทางการประชุมบางส่วนจะมีประโยชน์:

ก่อนการประชุม …
สร้างและแจกจ่ายวาระการประชุม หากผู้อื่นมีส่วนร่วมให้ขอความช่วยเหลือโดยขอให้พวกเขาจัดเตรียม 3 สิ่ง: หัวข้อเวลาที่ต้องใช้ในการอภิปรายและวัตถุประสงค์ สร้างระดับความคาดหวังที่ไม่มีข้อมูลนี้รายการจะไม่ถูกวางลงในวาระการประชุม ระบุการกระทำและผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจงสำหรับการรวมวาระการประชุมเพราะสิ่งนี้จะกำหนดว่าใครควรเข้าร่วม พยายามที่จะรักษาจำนวนผู้เข้าร่วมระหว่าง 4 และ 7 รัฐเมื่อการประชุมจะเริ่มต้นและสิ้นสุดและพยายามให้เกียรติครั้งนั้น

ระหว่างการประชุม …
อยู่ในหัวข้อ การมอบหมายผู้อำนวยความสะดวกที่เต็มใจสามารถช่วยให้กลุ่มไม่เพียง แต่ยังคงมุ่งเน้นไปที่หัวข้อ บุคคลนี้สามารถเตือนผู้เข้าร่วมได้เมื่อความคิดเห็นเป็น ‘ซ้ำ’ แทนที่จะเป็น ‘สารเติมแต่ง’ ในความเป็นจริงคุณอาจต้องการปฏิบัติตามกฎระเบียบของ Roberts และขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมพูดไม่เกินสองครั้งต่อหัวข้อการ จำกัด เวลาพูดคุยของพวกเขาเป็นสองนาทีในแต่ละครั้ง – การกำหนด รับจดทะเบียนบริษัท ผู้จับเวลาจะเป็นขั้นตอนที่มีประโยชน์เช่นกัน ใช้ไวท์บอร์ดสำหรับประเด็นสำคัญและเตรียมพร้อมที่จะรับมือกับการสนทนาย่อยที่ก่อกวน – คุณต้องการให้การประชุมยังคงมุ่งเน้นและตรงต่อเวลา! ในตอนท้ายของการประชุมกำหนดรายการการดำเนินการและกำหนดเวลา – มันช่วยให้พนักงานยังคงใส่ใจและตอกย้ำความรับผิดชอบ “คุณรู้ขั้นตอนต่อไปของคุณหรือไม่”

หลังการประชุม…
มีแผ่นติดตามผล “การกระทำ” ที่พร้อมใช้งานในตอนท้ายของวัน สิ่งนี้สามารถแสดงวันที่ของการประชุมงานผู้รับผิดชอบวันที่ครบกำหนดและวันที่ติดตาม มอบหมายให้ผู้ประสานงานการประชุมติดตามด้วยข้อผูกพันที่ทำและบันทึกไว้ในเอกสาร “การกระทำ” นี้

โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างชื่อเสียงให้มีการประชุมน้อยลงบทความเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ผู้เข้าร่วมประชุมจะยินดีต้อนรับโอกาสในการแบ่งปันข้อมูลและมีส่วนร่วมเมื่อพวกเขารู้สึกว่าพวกเขาเคยได้ยินและพวกเขารู้ว่าเวลาของพวกเขาไม่ได้สูญเปล่า

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *